Termeni și condiții

1. Cine suntem și ce acoperă acest document

Reputix este un serviciu operat de ALTVIN S.R.L., CUI 50656878, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J29/2835/2024, cu sediul în sat Nucet, com. Chiojdeanca, jud. Prahova, România, email contact@reputix.ro (în continuare „Reputix", „noi").

Acest document este contractul dintre noi și tine (în continuare „Clientul", „tu") și se aplică din momentul în care îți creezi un cont pe app.reputix.ro. Prin crearea contului confirmi că ai citit și accepți acești termeni și Politica de confidențialitate. Dacă nu ești de acord cu ei, te rugăm să nu folosești serviciul.

Serviciul este destinat exclusiv profesioniștilor — societăți, PFA-uri și alte entități care desfășoară o activitate economică. Nu este destinat consumatorilor persoane fizice.

2. Ce este Reputix

Reputix este o aplicație online (SaaS) pentru gestionarea reputației unei afaceri locale. Prin abonament, primești acces la o platformă găzduită de noi, care include:

• Panou de reputație — nota reală de pe Google și evoluția ei, într-un singur loc, pentru fiecare locație a ta.
• Import de recenzii — aducem în aplicație recenziile publice ale locațiilor tale, ca să le vezi și să le gestionezi centralizat.
• Propuneri de răspuns cu inteligență artificială — generăm o variantă de răspuns pe care o editezi și o aprobi tu. Nimic nu se publică fără decizia ta.
• Coduri QR pentru local (funcția Gate) — o pagină publică pe care clientul tău acordă o notă. Orice client are acces necondiționat la pagina publică de recenzii, indiferent de nota acordată — fie direct, fie printr-un link prezent pe pagina de feedback. În plus, îi punem la dispoziție și un canal privat prin care îți poate scrie direct: este o opțiune suplimentară, niciodată un înlocuitor al recenziei publice. Nicio setare a contului tău nu poate elimina traseul public. Decizia de a publica sau nu o recenzie aparține mereu, exclusiv, clientului final.
• Radar (inclus în pachetul Pro) — monitorizarea informațiilor publice despre afacerile concurente pe care le alegi tu: notă, număr de recenzii, evoluție.
• Amplify (inclus în pachetul Pro) — generarea de materiale grafice pornind de la recenziile tale bune, pentru rețelele sociale.
• Asistență — ghiduri în aplicație și tichete de suport.

Ce NU face Reputix, ca să nu existe neînțelegeri: nu ștergem, nu ascundem, nu blocăm și nu filtrăm recenzii negative; nu scriem și nu cumpărăm recenzii false; nu manipulăm clasamentele Google; nu garantăm o anumită notă sau poziție. Reputix este un instrument de organizare și de răspuns, nu un instrument de influențare artificială a recenziilor.

3. Contul tău

Îți creezi contul direct pe app.reputix.ro/register. Ne dai o adresă de email validă, pe care trebuie să o confirmi. Conturile neconfirmate în 7 zile se șterg automat, împreună cu tot conținutul lor.

Ești responsabil de păstrarea în siguranță a parolei și de tot ce se întâmplă în contul tău, inclusiv de acțiunile utilizatorilor pe care îi inviți. Anunță-ne imediat dacă bănuiești un acces neautorizat. Datele pe care ni le dai trebuie să fie reale și actualizate — mai ales cele de facturare.

4. Perioada de probă

Contul nou beneficiază de o perioadă de probă de 14 zile, gratuită, fără card și fără obligații. La finalul ei, dacă nu alegi un abonament, accesul la funcțiile plătite se suspendă; datele rămân disponibile o perioadă rezonabilă, apoi se șterg conform Politicii de confidențialitate. Poți renunța oricând în perioada de probă, fără costuri și fără motiv.

5. Pachete și prețuri

Reputix are două pachete de abonament:

• Starter — 70 € / lună. Panoul de reputație, importul recenziilor, propunerile de răspuns cu inteligență artificială, codurile QR și canalul privat de feedback, alertele pe email, asistență. Include o locație.
• Pro — 100 € / lună. Tot ce include Starter, plus Radar (monitorizarea concurenței) și Amplify (materiale grafice din recenzii). Include până la 5 locații.

Dacă ai nevoie de mai multe locații decât include pachetul, ne scrii și stabilim împreună condițiile.

Opțional, oricărui pachet i se poate adăuga serviciul Managed („facem noi treaba pentru tine"), prin care echipa noastră redactează și publică răspunsurile în locul tău, în limitele agreate în scris cu tine. Prețul serviciului Managed pornește de la 150 € / lună și se stabilește în funcție de numărul de locații și de volumul de recenzii.

Prețurile de mai sus sunt exprimate în euro, per lună, și nu includ TVA. La data publicării acestui document, ALTVIN S.R.L. nu este înregistrată în scopuri de TVA, deci facturile se emit fără TVA; dacă situația fiscală se schimbă, te anunțăm înainte de prima factură afectată. La abonamentul anual plătești 10 luni în loc de 12 — adică două luni gratuite față de plata lunară.

Componența pachetelor poate evolua în timp. Dacă modificăm în mod substanțial ce include pachetul tău, te anunțăm cu cel puțin 30 de zile înainte și poți renunța fără penalizări.

6. Plata, facturarea și cursul de schimb

Plata se face online, cu cardul, prin Stripe. Datele cardului tău sunt introduse pe o pagină securizată a Stripe și nu ajung niciodată la noi.

Facturarea se face în lei (RON). Prețul în euro se convertește în lei folosind cursul oficial al Băncii Naționale a României valabil la momentul emiterii, respectiv al reînnoirii. Pentru că acest curs fluctuează, suma exactă în lei poate varia ușor de la o factură la alta; cursul folosit este afișat pe fiecare factură.

Pentru fiecare plată emitem factură fiscală prin SmartBill, pe datele firmei tale (denumire legală, CUI, adresă), pe care ni le furnizezi la prima achiziție și pe care ai obligația să le ții actualizate. Facturile îți sunt disponibile în aplicație și pe email.

7. Reînnoire automată

Abonamentul se reînnoiește automat la finalul fiecărei perioade (lunar sau anual, după cum ai ales), iar cardul este debitat automat, până când îl anulezi. Prin acceptarea acestor termeni ești de acord expres cu debitarea recurentă.

Dacă o plată eșuează, îți trimitem o notificare și reîncercăm încasarea de câteva ori, într-un interval de câteva zile. Dacă nici atunci plata nu reușește, îți putem suspenda accesul la funcțiile plătite. Datele rămân intacte pe durata suspendării; le poți recupera imediat ce plata este efectuată.

8. Anulare și rambursări

Poți anula abonamentul oricând, singur, din portalul de facturare disponibil în aplicație, sau scriindu-ne la contact@reputix.ro. Anularea produce efecte la finalul perioadei deja plătite: păstrezi accesul până atunci și nu mai ești debitat ulterior.

Sumele achitate pentru perioada în curs nu se restituie proporțional, cu excepția cazurilor în care legea impune altfel sau în care serviciul nu a fost disponibil din vina noastră pentru o perioadă semnificativă. Dacă ești nemulțumit, scrie-ne — preferăm să găsim o soluție rezonabilă decât să pierdem un client.

Îți poți cere oricând ștergerea contului. La ștergere, datele tale se șterg conform secțiunii de retenție din Politica de confidențialitate, cu excepția documentelor fiscale, pe care legea ne obligă să le păstrăm 10 ani. Înainte de ștergere îți recomandăm să îți exporți datele.

9. Obligațiile tale

Prin folosirea Reputix te angajezi că:

• deții sau administrezi legitim locațiile și profilurile pe care le conectezi și că ai dreptul să ne autorizezi să accesăm datele lor și să publicăm răspunsuri în numele lor. Aceasta este o condiție esențială: nu conecta profiluri Google care nu îți aparțin;
• vei folosi conturile de utilizator doar pentru persoane care lucrează efectiv cu tine și le vei retrage accesul când pleacă;
• ești operatorul datelor clienților tăi finali care ajung în aplicație și că le oferi acestora informarea cerută de GDPR; noi le prelucrăm ca persoană împuternicită, doar la instrucțiunea ta (vezi secțiunea 10);
• informațiile pe care le introduci (texte de brand, răspunsuri, materiale) nu încalcă drepturile nimănui și nu sunt ilegale, denigratoare sau înșelătoare;
• respecți, la rândul tău, termenii platformelor terțe pe care le conectezi (în special condițiile Google).

10. Prelucrarea datelor clienților tăi (anexă de prelucrare)

Pentru datele clienților tăi finali care ajung în Reputix — scanări QR, mesaje private, recenzii importate, răspunsuri — tu ești operatorul, iar noi suntem persoana împuternicită. Ne obligăm:

• să prelucrăm aceste date doar pentru furnizarea serviciului și doar la instrucțiunea ta;
• să impunem confidențialitate persoanelor care au acces la ele;
• să aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate (criptare în tranzit, izolarea datelor pe cont, control al accesului, jurnal de audit, copii de siguranță);
• să folosim doar subîmputerniciți listați în Politica de confidențialitate și să te anunțăm înainte de a adăuga unul nou, cu drept de obiecție;
• să te ajutăm, în limite rezonabile, să răspunzi cererilor persoanelor vizate și să îți notificăm fără întârziere orice incident de securitate;
• să ștergem sau să îți returnăm aceste date la încetarea contractului, în termenele din Politica de confidențialitate.

Un număr restrâns de administratori Reputix pot intra temporar în contul tău pentru asistență; fiecare astfel de acces este înregistrat în jurnalul de audit al contului.

11. Utilizare acceptabilă

Este interzis să folosești Reputix pentru:

• a genera, solicita sau publica recenzii false, plătite sau înșelătoare;
• a ascunde, bloca, filtra sau descuraja recenziile negative reale ale clienților tăi, ori a condiționa un beneficiu (reducere, produs gratuit) de acordarea unei note bune;
• a monitoriza persoane fizice sau a colecta date personale în alte scopuri decât gestionarea reputației propriei afaceri;
• a trimite mesaje nesolicitate (spam) sau a hărțui autorii recenziilor;
• a încerca accesul la datele altui client, a testa securitatea platformei fără acordul nostru scris, a supraîncărca infrastructura sau a extrage automat conținut din aplicație;
• a revinde sau a pune la dispoziția unor terți accesul la contul tău, fără acordul nostru scris.

Încălcarea acestor reguli ne dă dreptul să suspendăm sau să încetăm contul, imediat și fără rambursare, cu o notificare pe email.

12. Platforme terțe

Reputix se conectează la servicii ale unor terți (Google, procesatorul de plăți, furnizorul de facturare, furnizorul de email). Nu controlăm aceste servicii: ele își pot schimba oricând regulile, limitele tehnice sau disponibilitatea, iar acest lucru poate afecta funcții din Reputix. Nu răspundem pentru deciziile platformelor terțe privind afișarea, păstrarea sau eliminarea recenziilor, nici pentru suspendarea profilului tău pe acele platforme.

13. Proprietate intelectuală

Platforma Reputix — codul, interfața, textele, identitatea vizuală, denumirea și logo-ul — ne aparțin nouă (ALTVIN S.R.L.) sau licențiatorilor noștri. Îți acordăm, pe durata abonamentului, un drept de utilizare limitat, neexclusiv și netransferabil, exclusiv pentru afacerea ta. Nu ai voie să copiezi, decompilezi, modifici sau reproduci platforma.

Conținutul tău rămâne al tău: datele afacerii, logo-ul, textele introduse, recenziile locațiilor tale și materialele generate cu Amplify. Ne acorzi doar dreptul limitat de a le găzdui și procesa cât e nevoie ca să îți livrăm serviciul. Dacă vrem să te folosim ca studiu de caz sau să îți afișăm logo-ul pe site, îți cerem în prealabil acordul.

Textele propuse de inteligența artificială îți aparțin după ce le aprobi; ești responsabil de verificarea lor înainte de publicare.

14. Disponibilitatea serviciului

Ne străduim ca Reputix să fie disponibil permanent, dar nu garantăm funcționarea neîntreruptă sau lipsită de erori. Putem efectua lucrări de mentenanță, de regulă anunțate în prealabil și programate în afara orelor de vârf. Pot exista întreruperi cauzate de furnizori, de platformele terțe sau de evenimente în afara controlului nostru.

Facem copii de siguranță periodice ale datelor, dar îți recomandăm să îți exporți periodic informațiile importante.

15. Limitarea răspunderii

Reputix este un instrument de lucru, nu o garanție de rezultat. Nu garantăm o anumită notă, un anumit număr de recenzii, o anumită poziție în căutări sau o creștere a vânzărilor. Rezultatele depind în primul rând de calitatea serviciilor tale.

În limitele permise de lege, răspunderea noastră totală față de tine, pentru orice pretenție legată de serviciu, este limitată la suma efectiv plătită de tine în ultimele 12 luni anterioare evenimentului care a generat pretenția. Nu răspundem pentru pierderi indirecte: profit nerealizat, pierderea unor clienți, prejudicii de imagine sau pierderi de date cauzate de acțiunile tale ori ale unor terți.

Aceste limitări nu se aplică în caz de dol sau culpă gravă și nu înlătură drepturile pe care legea ți le acordă imperativ.

16. Suspendare și încetare

Poți înceta contractul oricând, anulând abonamentul. Noi putem suspenda sau înceta contractul dacă: nu plătești după notificările de restanță; încalci secțiunile 9 sau 11; folosirea contului tău ne pune în pericol infrastructura ori ne expune la răspundere legală. Cu excepția cazurilor grave, îți dăm un termen rezonabil să remediezi situația.

Putem, de asemenea, să încetăm serviciul în ansamblu, cu un preaviz de cel puțin 90 de zile, timp în care îți restituim proporțional sumele plătite în avans și îți punem la dispoziție exportul datelor.

17. Modificarea termenilor

Putem modifica acești termeni când adăugăm funcții, schimbăm furnizori sau se schimbă legislația. Versiunea în vigoare este cea publicată pe această pagină, cu data ultimei actualizări în partea de sus. Modificările importante — inclusiv creșterile de preț — ți le comunicăm pe email sau în aplicație cu cel puțin 30 de zile înainte. Dacă nu ești de acord, poți anula abonamentul înainte de intrarea lor în vigoare; continuarea utilizării după această dată înseamnă acceptare.

Un preț deja achitat pentru o perioadă în curs nu se modifică retroactiv.

18. Diverse

Comunicările oficiale între noi se fac pe email: de la noi, la adresa de contact din contul tău; de la tine, la contact@reputix.ro. Nu poți cesiona acest contract fără acordul nostru scris; noi îl putem cesiona în cazul unei reorganizări, cu informarea ta prealabilă. Dacă o clauză este declarată nulă, restul contractului rămâne valabil. Niciuna dintre părți nu răspunde pentru neexecutare cauzată de forță majoră.

19. Legea aplicabilă și soluționarea litigiilor

Acest contract este guvernat de legea română. Încercăm să rezolvăm orice neînțelegere amiabil, în cel mult 30 de zile de la o sesizare scrisă. Dacă nu reușim, litigiile se soluționează de instanțele competente de la sediul ALTVIN S.R.L., din România.

Dacă, prin excepție, ai calitatea de consumator în sensul legii, poți apela și la mecanismele de soluționare alternativă a litigiilor puse la dispoziție de ANPC (anpc.ro — SAL) sau la platforma europeană SOL/ODR (ec.europa.eu/consumers/odr).